Bài viết này SpeedEx sẽ hướng dẫn chi tiết về cách gửi hàng đi nước ngoài và những thủ tục cần thiết khi vận chuyển hàng hóa, tài liệu từ Việt nam đi nước ngoài.
1 Gọi điện tới SpeedEx
Gọi ngay SpeedEx để được tư vấn về những mặt hàng có thể gửi đi được và những mặt hàng không vận chuyển được sau đó tạm tính giá vận chuyển là bao nhiêu. Khi đã chốt được giá vận chuyển hàng rồi thì các bước tiếp theo cách gửi hàng đi nước ngoài như sau:
1. Chuẩn bị mặt hàng cần gửi:
– Xác định tên, số lượng, chất lượng, thành phần vật liệu, nhãn hiệu hàng hóa cần gửi…
– Chuẩn bị đầy đủ thủ tục pháp lý cho lô hàng như Invoice và Packing list, các chứng từ, giấy phép xuất nhập khẩu
2 Cách đóng gói hàng hóa
Nên sử dụng giấy bọt khí (hay còn được gọi là giấy bọt biển… loại giấy nilon có khả năng đàn hồi chống va đập cao) và sử dụng thùng carton hoặc thùng xốp để đóng gói bên ngoài.
Cách đóng gói: Dùng giấy bọt khí bọc quanh toàn bộ sản phẩm, chú ý các góc cạnh đều cần được bọc kín. Khi xếp nhiều hàng hóa nhỏ trong cùng gói hàng thì nên tách riêng và bọc từng mặt hàng riêng sau đó mới xếp vào thùng carton hoặc thùng xốp. Cuối cùng dán băng dính kín miệng hộp Carton.
Đảm bảo các sản phẩm không bị hư hỏng do va chạm vào nhau và bảo vệ sản phẩm không bị rung, lắc do va đập truyền từ bên ngoài vào.
– Các bình, chai lọ chứa chất lỏng
Cách đóng gói: chai lọ phải được bịt kín, dùng băng dính (hoặc sử dụng màng bọc thực phẩm) quấn quanh miệng chai , đảm bảo chất lỏng không bị chảy ra ngoài (cả kể khi dốc ngược chai lọ).
Tốt nhất nên bảo quản các bình, lọ chất lỏng này trong thùng gỗ kín hoặc thùng thiếc có khoảng trống ở giữa để chèn vật liệu hút chất lỏng (mùn cưa) đảm bảo hút hết chất lỏng trong trường hợp bình, lọ bên trong bị vỡ.
w
Nếu đựng nhiều chai lọ trong cùng 1 thùng thì sử dụng xốp hoặc mút, hạt xốp, tấm bọt khí… lấp đầy khoảng trống bên trong thùng carton để các chai lọ không bị va đập vào nhau khi vận chuyển
– Hàng điện tử như: điện thoại, máy vi tính, laptop, máy ảnh…
Sử dụng chất liệu đệm là miếng đệm, xốp mềm hoặc giấy bọt khí
Dùng giấy đệm bọc quanh sản phẩm, dùng băng dính cố định chặt các góc quấn giấy bọt. Sau đó dùng thùng cacton hoặc thùng xốp bọc phía ngoài.
Không nên sử dụng thùng carton hoặc thùng xốp có kích thước lớn hơn quá nhiều so với hàng hóa. Sử dụng các vật chèn vào giữa sản phẩm với thùng carton hoặc thùng xốp để đảm bảo sản phẩm không bị xê dịch trong hộp trong quá trình vận chuyển.
– Hàng hóa có thể cuộn tròn như: tranh vẽ, bản đồ…
Cuộn tròn sản phẩm lại rồi cho vào ống nước (chất liệu nhựa) hoặc cuộn tranh, bản đồ… với các ống tròn bằng bìa carton cứng). Sau đó bịt kín 2 đầu bằng băng dính.
– Các hàng hóa khác:
Chọn thùng carton có kích thước phù hợp với hàng hóa. Lưu ý sử dụng các vật liệu gói hàng chuyên dụng để bảo đảm hàng hóa không bị di chuyển bên trong thùng hàng
Hàng dễ vỡ nên đặt cách nhau và chèn tấm bọt vào giữa để tránh các góc cạnh, mặt trên và mặt dưới thùng.
Với những hàng hóa như quần áo thì có thể chỉ cần bọc bằng túi nilon sau đó dùng băng dính bọc kín gói hàng
– Một vài nguyên tắc nên chú ý
– Gói hàng phải có 1 bề mặt nhẵn, phẳng để đảm bảo dán được phiếu gửi (có thông tin người nhận và người gửi) lên trên.
– Không nên sử dụng giấy, vải để đóng gói. Nên sử dụng băng dính để dán bên ngoài thùng, không nên dùng dây thừng, dây vải … để buộc hàng.
-Nếu hàng hóa có hóa đơn hoặc các giấy tờ hướng dẫn sử dụng thì nên bỏ vào phía bên trong thùng hàng trước khi đóng gói chứ không dán bên ngoài thùng.
3 Xác định khối lượng tính cước
– Xác định khối lượng thực tế bằng cách đem cân lên để lấy số kg thực
– Xác định khối lượng thể tích theo công thức: Dài x Rộng x Cao /5000 (đơn vị tính Cm)
Lưu ý: Nếu khối lượng thực tế lớn hơn khối lượng thể tích thì sẽ tính cước theo khối lượng thực tế và ngược lại nếu khối lượng thể tích lớn hơn khối lượng thực tế dẽ tính cước theo khối lượng thể tích
4 Thông báo với SpeedEx về lô hàng và yêu cầu SpeedEx đến nhận hàng
– Sau khi hoàn thành các thủ tục kiểm đếm, đóng gói cũng như các thủ tục pháp lý quý khách gọi tổng đài SpeedEx để yêu cầu nhân viên giao nhận tới lấy hàng
5 Cách thức thanh toán
– Khi nhân viên SpeedEx đến nhận hàng sẽ tiến hành cân đo lại một lần nữa để tính chính xác giá cước vận chuyển
– Chuẩn bị tiền cước như SpeedEx đã báo giá và thanh toán cho nhân viên giao nhận hoặc chuyển khoản vào tài khoản công ty SpeedEX
Trên đây là các hướng dẫn cần thiết cách gửi hàng đi nước ngoài, hoặc quý khách có thể gọi tổng đài hỗ trợ để tìm hiểu thêm.